Cosa fa il Preposto: guida completa ai compiti e responsabilità

La figura del preposto riveste un ruolo fondamentale nel sistema di sicurezza aziendale, è quel soggetto che, in virtù delle sue competenze professionali e nei limiti dei poteri gerarchici e funzionali assegnati, sovrintende all’attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute. In pratica, è colui che vigila quotidianamente sull’operato dei lavoratori, assicurandosi che le norme di sicurezza vengano rispettate. Questa figura rappresenta un anello di congiunzione essenziale tra i lavoratori e i livelli superiori dell’organizzazione aziendale. Le recenti modifiche al Testo Unico sulla Sicurezza hanno ulteriormente valorizzato e definito questo ruolo, introducendo nuovi obblighi e responsabilità. In questo articolo, analizzeremo nel dettaglio cosa fa il preposto, quali sono i suoi compiti specifici e come deve essere formalizzata questa posizione all’interno dell’organizzazione aziendale.

Chi è il preposto e quali funzioni svolge

Il preposto rappresenta una figura chiave nel sistema di prevenzione e sicurezza aziendale. Secondo la definizione del Testo Unico sulla Sicurezza, il preposto è “la persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa”.

In termini pratici, il preposto è quella figura che svolge funzioni di “capo” all’interno dell’organizzazione aziendale, come ad esempio:

• Capo reparto o capo ufficio
• Capo cantiere o capo squadra
• Responsabile di linea produttiva
• Coordinatore di team operativi
• Supervisore di attività specifiche

Una caratteristica fondamentale del preposto è il “potere di iniziativa”, che gli consente di intervenire prontamente in situazioni potenzialmente pericolose per garantire la sicurezza dei lavoratori. Questo potere non è solo un diritto ma un dovere, che impone al preposto di attivarsi ogni volta che rileva condizioni di rischio.

Il preposto assume quindi un ruolo di “garanzia” per la sicurezza e la salute degli altri lavoratori, fungendo da collegamento tra la direzione aziendale e il personale operativo. È la figura che, essendo a diretto contatto con le attività quotidiane, può verificare concretamente l’applicazione delle misure di sicurezza e intervenire tempestivamente in caso di comportamenti non conformi.

I compiti e gli obblighi del preposto nella sicurezza sul lavoro

Il Testo Unico sulla Sicurezza delinea con precisione quali sono gli obblighi che il preposto deve adempiere nell’esercizio delle sue funzioni. Questi compiti sono fondamentali per garantire che le misure di prevenzione e protezione vengano effettivamente applicate nell’ambiente lavorativo.

In particolare, il preposto ha l’obbligo di:

• Sovrintendere e vigilare sull’osservanza, da parte dei lavoratori, degli obblighi di legge e delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza
• Verificare che solo i lavoratori con adeguate istruzioni accedano alle zone che li espongono a rischi gravi e specifici
• Richiedere l’osservanza delle misure per il controllo delle situazioni di rischio e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave e immediato, abbandonino il posto di lavoro
• Informare tempestivamente i lavoratori esposti a rischio grave e immediato circa il rischio stesso e le disposizioni prese per la protezione
• Astenersi dal richiedere ai lavoratori di riprendere l’attività in una situazione in cui persiste un pericolo grave ed immediato
• Segnalare tempestivamente al datore di lavoro o al dirigente le deficienze dei mezzi, delle attrezzature e dei dispositivi di protezione, nonché ogni altra condizione di pericolo
• Frequentare appositi corsi di formazione secondo quanto previsto dalla normativa vigente
• Intervenire per modificare comportamenti non conformi alle norme di sicurezza

L’adempimento di questi obblighi non è facoltativo ma costituisce un preciso dovere giuridico, la cui violazione può comportare conseguenze anche gravi, sia sul piano civile che penale. Il preposto, quindi, non è un semplice osservatore ma un soggetto attivo nella gestione della sicurezza, con responsabilità concrete e ben definite.

Responsabilità e sanzioni per il preposto: cosa rischia

Il ruolo del preposto comporta non solo doveri ma anche precise responsabilità sul piano giuridico. In caso di inadempienze o violazioni degli obblighi previsti dalla normativa sulla sicurezza, il preposto può incorrere in sanzioni sia di natura civile che penale.

Il Testo Unico sulla Sicurezza prevede specifiche sanzioni per il preposto che non adempie ai propri obblighi. Queste sanzioni possono variare in base alla gravità della violazione e alle conseguenze che ne derivano. Si tratta principalmente di reati contravvenzionali che possono comportare:

Per le violazioni più gravi, come il mancato intervento in situazioni di pericolo imminente o la mancata vigilanza sull’osservanza delle norme di sicurezza da parte dei lavoratori, sono previste sanzioni che possono includere l’arresto fino a due mesi o ammende significative.

Per le violazioni di minore entità, come la mancata segnalazione di deficienze nei dispositivi di protezione, sono comunque previste sanzioni pecuniarie rilevanti.

È importante sottolineare che la responsabilità del preposto può essere chiamata in causa anche in caso di infortunio sul lavoro. In tali circostanze, oltre alle sanzioni previste dal Testo Unico, il preposto potrebbe dover rispondere anche di lesioni colpose o, nei casi più gravi, di omicidio colposo, con conseguenze penali ben più severe.

La responsabilità del preposto è di tipo “colposo”, ovvero si configura quando, pur non volendo l’evento dannoso, questo si verifica a causa di negligenza, imprudenza, imperizia o per inosservanza di leggi, regolamenti, ordini o discipline. Per questo motivo è fondamentale che il preposto conosca approfonditamente i propri obblighi e li adempia con la massima diligenza.

Come dimostrare l’adempimento degli obblighi del preposto

Per un preposto, essere in grado di dimostrare di aver adempiuto correttamente ai propri obblighi è fondamentale, soprattutto in caso di controlli o, peggio ancora, di infortuni. La documentazione delle attività svolte rappresenta una tutela essenziale contro eventuali contestazioni o accuse di negligenza.

Il metodo più efficace per dimostrare l’adempimento dei propri doveri è quello di ricorrere a segnalazioni scritte e documentazione formale. Ecco alcune pratiche consigliate:

• Tenere un registro delle attività di vigilanza effettuate, annotando date, orari e osservazioni
• Documentare le segnalazioni fatte al datore di lavoro o ai dirigenti riguardo a carenze nei dispositivi di protezione o situazioni di pericolo
• Conservare copia delle comunicazioni inviate ai lavoratori riguardo a comportamenti non conformi
• Registrare le istruzioni impartite ai lavoratori in situazioni di rischio
• Documentare le verifiche effettuate sulle competenze dei lavoratori prima di assegnare mansioni a rischio

È consigliabile utilizzare moduli standardizzati per le segnalazioni, che possono includere:

Un modulo per la segnalazione di anomalie nelle attrezzature di lavoro, nei macchinari o nei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale), specificando il tipo di anomalia, la data del rilevamento e le misure suggerite.

Un modulo per la registrazione dei controlli effettuati sull’osservanza delle norme di sicurezza da parte dei lavoratori, con indicazione di eventuali non conformità riscontrate e azioni correttive intraprese.

Questi documenti, oltre a costituire una prova dell’adempimento degli obblighi, rappresentano anche uno strumento utile per migliorare continuamente il sistema di sicurezza aziendale, evidenziando problematiche ricorrenti e permettendo interventi mirati.

La nomina formale del preposto: requisiti e procedure

Le modifiche al Testo Unico sulla Sicurezza hanno introdotto l’obbligo per il datore di lavoro di individuare formalmente il preposto o i preposti per l’effettuazione delle attività di vigilanza. Questa formalizzazione è un passaggio cruciale che definisce con chiarezza ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione aziendale.

La nomina del preposto deve essere effettuata per iscritto e deve contenere alcuni elementi essenziali:

• Dati identificativi del datore di lavoro e del lavoratore incaricato come preposto
• Descrizione dettagliata dell’incarico e dei compiti assegnati
• Ambito di competenza (reparto, ufficio, cantiere, linea produttiva, ecc.)
• Poteri conferiti per l’esercizio delle funzioni di vigilanza e controllo
• Riferimento all’obbligo di formazione specifica
• Data e firma di entrambe le parti

Importante: la nomina non è una mera formalità, ma un atto che comporta l’attribuzione di precise responsabilità. Per questo motivo, il lavoratore designato deve possedere competenze professionali adeguate alla natura dell’incarico conferitogli.

Particolarmente rilevante è anche l’obbligo, introdotto con le recenti modifiche normative, per i datori di lavoro appaltatori e subappaltatori di indicare espressamente al datore di lavoro committente il personale che svolge la funzione di preposto. Questa disposizione mira a garantire un coordinamento efficace delle attività di vigilanza in contesti in cui operano più imprese.

La nomina formale del preposto, oltre ad essere un adempimento normativo, rappresenta uno strumento di tutela sia per l’azienda che per il lavoratore incaricato, definendo con chiarezza il perimetro delle responsabilità e delle aspettative reciproche.

Il preposto di fatto: quando si configura e quali implicazioni

In materia di sicurezza sul lavoro, l’identificazione dei soggetti che rivestono ruoli di garanzia si basa non solo sulle nomine formali, ma anche sulle effettive funzioni svolte. È qui che emerge la figura del “preposto di fatto”, un concetto giuridico di fondamentale importanza.

Il preposto di fatto è quel lavoratore che, pur in assenza di una designazione formale da parte del datore di lavoro, esercita nella realtà aziendale i poteri tipici del preposto ed è riconosciuto dagli altri lavoratori come figura di riferimento gerarchico. Questa figura è espressamente prevista dall’art. 299 del Testo Unico sulla Sicurezza, che estende le responsabilità a “colui il quale, pur sprovvisto di regolare investitura, eserciti in concreto i poteri giuridici riferiti a ciascuno dei soggetti” definiti dalla legge.

Le caratteristiche che identificano un preposto di fatto sono:

• Esercizio effettivo di funzioni di supervisione e controllo
• Riconoscimento da parte dei colleghi del ruolo di “capo”
• Capacità di impartire direttive e verificarne l’esecuzione
• Autonomia decisionale nell’ambito delle proprie mansioni

Le implicazioni di questa configurazione sono rilevanti: il preposto di fatto assume tutte le responsabilità previste dalla legge per il preposto formalmente designato, con le relative conseguenze in caso di violazione degli obblighi. La presenza di un preposto di fatto non esonera da responsabilità il preposto formalmente nominato, creando potenzialmente una sovrapposizione di ruoli e responsabilità. Per questo motivo, è sempre consigliabile che l’organizzazione aziendale preveda nomine formali chiare e coerenti con l’effettiva struttura gerarchica.

Per il datore di lavoro, ignorare l’esistenza di preposti di fatto può rappresentare un rischio significativo, poiché non consente una corretta gestione delle responsabilità e della formazione necessaria.

Delega di funzioni al preposto: possibilità e limiti

Nell’ambito della sicurezza sul lavoro, la delega di funzioni rappresenta uno strumento attraverso il quale è possibile trasferire determinate responsabilità e poteri decisionali. Anche il preposto può essere destinatario di deleghe, sia da parte del datore di lavoro che da parte di un dirigente già munito di delega.

La delega di funzioni al preposto deve rispettare i requisiti formali e sostanziali previsti dal Testo Unico sulla Sicurezza, in particolare:

• Deve risultare da atto scritto avente data certa
• Il delegato deve possedere tutti i requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla natura delle funzioni delegate
• La delega deve attribuire al delegato tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate
• Deve conferire l’autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate, quando questa sia rilevante
• Deve essere accettata dal delegato per iscritto

Nel caso del preposto, la delega di funzioni può anche non includere l’autonomia di spesa, qualora questa non sia necessaria per lo svolgimento delle funzioni delegate. Questo aspetto distingue la delega al preposto da quella tipicamente conferita ai dirigenti.

I limiti della delega al preposto sono intrinsecamente legati alla sua posizione nella gerarchia aziendale e alle sue competenze professionali. Non possono essere delegate funzioni che richiedono competenze tecniche o gestionali superiori a quelle possedute dal preposto o che comporterebbero un’eccessiva concentrazione di responsabilità incompatibile con il suo ruolo.

Inoltre, è fondamentale ricordare che la delega di funzioni non esclude l’obbligo di vigilanza in capo al delegante in ordine al corretto espletamento delle funzioni trasferite. Questo significa che il datore di lavoro o il dirigente che delega determinate funzioni al preposto mantiene comunque una responsabilità di controllo sull’operato del delegato.

La formazione obbligatoria per il preposto

La formazione rappresenta un elemento fondamentale per garantire che il preposto possa svolgere efficacemente il proprio ruolo di vigilanza e controllo. Il Testo Unico sulla Sicurezza prevede esplicitamente che il preposto riceva un’adeguata e specifica formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Il percorso formativo per il preposto si articola in due componenti principali:

• La formazione di base, comune a tutti i lavoratori, relativa ai concetti generali di rischio, danno, prevenzione e protezione
• Una formazione specifica, aggiuntiva rispetto a quella dei lavoratori, focalizzata sui compiti e le responsabilità proprie del ruolo di preposto

I contenuti della formazione specifica per il preposto includono generalmente:

Principali soggetti coinvolti nel sistema di prevenzione aziendale e relativi obblighi; relazioni tra i vari soggetti interni ed esterni del sistema di prevenzione; definizione e individuazione dei fattori di rischio; incidenti e infortuni mancati; tecniche di comunicazione e sensibilizzazione dei lavoratori; valutazione dei rischi dell’azienda; individuazione delle misure tecniche, organizzative e procedurali di prevenzione e protezione; modalità di esercizio della funzione di controllo dell’osservanza da parte dei lavoratori delle disposizioni di legge e aziendali.

La formazione del preposto deve essere periodicamente aggiornata, con cadenza quinquennale, per garantire che le conoscenze rimangano adeguate all’evoluzione normativa e tecnologica.

La mancata formazione del preposto costituisce una violazione degli obblighi del datore di lavoro e può comportare sanzioni significative, oltre a rappresentare un elemento di responsabilità in caso di infortuni.

ICOTEA e Tommaso Barone: esperienza ventennale nella formazione in materia di sicurezza sul lavoro

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Il ruolo strategico del preposto nella sicurezza aziendale

Per svolgere efficacemente questo ruolo, il preposto deve essere adeguatamente formato, consapevole delle proprie responsabilità e dotato degli strumenti necessari per documentare la propria attività. Solo così potrà contribuire concretamente alla prevenzione degli infortuni e alla diffusione di una cultura della sicurezza all’interno dell’organizzazione.

Se desideri approfondire le tue competenze come preposto o hai bisogno di formare i preposti della tua azienda, ICOTEA offre corsi specifici che ti permetteranno di acquisire tutte le conoscenze necessarie per adempiere a questo importante ruolo:

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